Hoe kun je werken met meer focus?
Van waan van de dag naar werken met intentie
Veel mensen die ik coach zijn gedreven professionals. Ze willen het goed doen, voor hun team, hun klanten, hun leidinggevende. En toch lopen ze vast. Niet omdat ze lui zijn of geen overzicht hebben, maar juist omdat ze alles proberen te doen. Ze leven met de waan van de dag, reageren op elke melding, elk verzoek, elke brand die geblust moet worden. En ondertussen raken ze steeds verder verwijderd van wat voor hen echt belangrijk is.
Een treffend voorbeeld is Thomas (naam gefingeerd), een teamleider bij een middelgrote organisatie. Toen hij bij mij kwam, zat hij er behoorlijk doorheen. Hij had het gevoel dat hij constant achter de feiten aanliep. Zijn agenda zat vol meetings, ad-hoc verzoeken van collega’s en het oplossen van operationele problemen. Hij had nauwelijks tijd om aan de lange termijn te werken: de strategische plannen waar hij zélf energie van kreeg en waarvoor hij eigenlijk was aangenomen.
“Aan het eind van de dag was ik uitgeput, maar kon ik vaak niet eens benoemen wat ik nou écht had bereikt,” vertelde hij.
Eisenhower matrix
Toen ik hem kennis liet maken met de Eisenhower-matrix, vielen er meteen een paar kwartjes. De matrix onderscheidt vier soorten taken op basis van urgentie en belangrijkheid:
- Belangrijk én urgent → Meteen doen
- Belangrijk, niet urgent → Inplannen
- Niet belangrijk, wel urgent → Delegeren of ‘nee’ zeggen
- Niet belangrijk, niet urgent → Elimineren
Samen keken we naar hoe zijn tijdsbesteding verdeeld was. Het bleek dat Thomas vrijwel al zijn energie stopte in de eerste en derde categorie: zaken die urgent leken, maar niet per se belangrijk waren, én brandjes die echt snel geblust moesten worden.
Meer tijd voor belangrijke lange termijn zaken
Wat ontbrak? Ruimte voor datgene wat belangrijk is, maar níet direct om aandacht schreeuwt: het verbeteren van processen, het ontwikkelen van zijn team, het uitwerken van die visie waar hij al maanden een vaag plan voor had. We gingen aan de slag met kleine, praktische stappen. Eerst creëerden we bewustzijn: elke ochtend en middag nam hij tien minuten om zijn taken in de matrix te plaatsen. Wat hoort waar? En wat kan wachten of zelfs geschrapt worden? Vervolgens werkten we aan zijn grenzen. Hij oefende met het zeggen van ‘nee’ tegen onbelangrijke verzoeken. Niet bot, maar duidelijk en met respect voor de ander. En hij begon tijd te blokken in zijn agenda voor belangrijke, niet urgente taken. “Het voelde in het begin onnatuurlijk,” zei hij. “Alsof ik mensen teleurstelde. Maar al snel merkte ik: ik krijg meer gedaan, en ik voel me minder opgejaagd.”
Na een paar weken merkte Thomas verschil. Hij had meer overzicht. Zijn hoofd was rustiger. En hij had voor het eerst in maanden wél gewerkt aan zijn lange termijn doelen. Dat gaf rust en overzicht.
Grip op je tijd en je aandacht
Wat Thomas overkwam, is zó herkenbaar. Zeker in een omgeving waar alles belangrijk lijkt, is het verleidelijk om vooral te reageren. Maar als je geen onderscheid maakt tussen urgent en belangrijk, wordt je geleefd.
De kracht van de Eisenhower-matrix zit in de eenvoud. Het helpt je om weer grip te krijgen op je tijd en je aandacht. Door bewuste keuzes te maken, creëer je ruimte voor werk dat voldoening geeft en bijdraagt aan wie jij wilt zijn als professional.
Wil jij ook meer rust, overzicht en regie in je werk?
In mijn coaching help ik professionals zoals jij om patronen te doorbreken, prioriteiten te herzien en te werken vanuit focus.
Nieuwsgierig wat ik voor je kan betekenen? Neem contact met me op voor een gratis intake.